ビジネスメールの仕分けを考える

1 ：04/03/14 〜 最終レス ：12/01/09

仕事で大量のメールをやりとりしておりますと、
どうやってそれらメールを仕分けるか、頭を悩ますことが多いかと思います。
送信者別？要件別？ToとCC、BCC？
管理しやすく、必要な情報を瞬時に取り出せるメールの仕分けについてお話ししましょう。

2 ：

アカウント別

3 ：

なまじ分けない方がいい

4 ：

たしかにどうやって仕分けするか迷う。
いちいち仕分けのルールを作るのも面倒だし、
かといって自分でフォルダを作ってしこしこ移動させるのも面倒だよな。
どこかのフォルダに全部入れておいて、
その中から特定の条件で検索した結果をフォルダとして登録しておける、
ていうのを使ってみたいけど、探したところ
Outlook2003(?)
WZ Mail
mailist
くらいかな。わざわざ買って失敗したらいやだよな。
誰かレビューしてくらはい。
ほんとうは今使ってるShurikenProが対応してくれたらうれしいんだけど。

5 ：

>>4
初めてこの手のフォルダ管理をしない管理を試してみたが、
Outlook2003の分類項目はよい。次期FSのWinFSを感じさせる。
初回の検索が重いことと、
アイテムに付与する属性を設定する
分類項目マスタダイアログがこなれていないのが欠点。
Outlookには、フォルダ管理という親を一つしか持てないために無理が生じる管理よりも
こっちの検索による絞り込み路線を追求して貰いたいところ。

6 ：

送信者別にフォルダを作成した場合
->仕事の要件は送信者をまたがるのが当たり前なので、何の役にも立たない。スレッドも形成できない。
要件別にフォルダを作成した場合
->要件が膨らむと、ある要件フォルダの中にサブカテゴリを作りたくなるが、作ってしまうと視認性や検索効率が落ちる。
To, CC, BCC
->自分に関係ある仕事なのかは把握しやすいが、要件全体を把握しにくい。

7 ：

すべて読まずにゴミ箱に突っ込む。
↓
重要な用件は、再度口頭で来る。
重要でない用件は来ない。
↓
結果、重要な用件・重要でない用件を区別できる。

8 ：

みんな困ってないの？

9 ：

無職って状態に困ってはいるけどね

10 ：

>>5
さんくす。
結構よさげな感じですね。
使ってみたくなりました。
>>6
そうすると、一つのメールでも複数のフォルダに入れておけるというのが
いいのかもしれないですね。
エイリアスみたいに。
>>7
それはそういうレベルの仕事だからそれで済むのでは。

11 ：

>>10
Outlook2003の分類だが、あともう一点。
特定の分類に属していないメッセージが抽出できないのが不便かも。

12 ：

>>12
ああ、確かにそういう可能性もありますね。
検索条件を作ったフォルダには、実際のメールを入れることはできるんですか？
……て、それじゃ検索の意味がないか。

13 ：

>>7
それがいい。メール関係は原則殿様商売でいいだろ。

14 ：

>>13
うーん、どうだろう。
それじゃメールの意味をなしていないような。
自分の仕事はメールでのやりとりがほぼ全てだから、
メールは非常に重要な連絡手段。
直接会ったり電話で話したりする方が早い人は殿様商売的でもいいんだろうな。
あ、別に侮蔑しているわけではなく、ただそういう違いがある、っていうこと。

15 ：

ネタのネタにマジレスかっこいい

16 ：

>>12
検索条件を作ったフォルダは、あくまでビュー的な扱いなので
メールを入れることは出来ない。
それと、ちょっと試してみたら、分類されていないメールの抽出も出来た。
なので、スゲー満足。
現在俺のOutlook2003は、受信トレイに全部のメールを突っ込んでおいて・・・
未分類・未整理（未分類のメールを受信トレイから抽出する検索フォルダ）
要件1
要件2
・
・
・
という風に検索フォルダで仕分けを行ってる。
要件1に属していて要件2に関係するようなメールも無理なく仕分けられるし、
要件が完了したら検索フォルダから別のアーカイブフォルダに移動してやれば、
実体がアーカイブフォルダに移動されるのでメールボックスが圧迫されないのでグッド。
むしろIEのお気に入りが上記構造になるのを強く望む。

17 ：

メール出す人が件名にユニークな言葉を付けるように努力してくれれば苦労も半分になるんだけどねぇ・・・
「こんにちは」「お知らせ」「鈴木です」
こんなのが多くて・・・

18 ：

更に・・・
「RE: こんにちは」「Re: RE: お知らせ」「RE^2: 鈴木です」

19 ：

>>18
だが、スレッド切られるよりマシ。

20 ：

age

21 ：

>>4
Opera付属のﾒｰﾗｰ(M2)があなたの希望に沿えると思うな。
とりあえずﾌﾘｰ版のOperaを落としてきて試してみれば？

22 ：

いい忘れてたけど、まだ開発途上でバグもあるみたいだから、
メインとしてじゃなくサブとして使ったほうがいいよ。

23 ：

↓なんて、ニュースがあった。問題意識はみんな持っているようだね。
■米グーグル、保存容量1GBの無料ウェブメール・サービス提供へ
　Googleでの検索と同じように、すべての電子メールから情報を検索できる
ttp://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20040402-00000005-wir-sci

24 ：

>>21
ありがとうございます。早速試してみます。

25 ：

>>23
こういうニュースを見ていると，いずれクライアントにメールは持たなくなるんだろうね。
つまり今求められているのはGoogleメールの機能をフルに使えるフロントエンドか。

26 ：

堺屋太一「平成三十年」
http://www.geocities.co.jp/WallStreet-Stock/7553/
＞ここには１０のビジネスモデルが登場する
＞本書には１００の新商品のヒントが埋まっている

27 ：

>>25
たった100円のために宣伝入りのメールを見るなんて、俺はごめんだ。

28 ：

>>27
容量よりは
会社でも、自宅でも、出張先でも、同じメールがみれて
すぐれた検索機能が使えることにあるんじゃねーの？
まぁ、検索サイトのメールサービスで
仕事のメールは使いたくない気がするけどね。

29 ：

あげ

30 ：

IMAPじゃだめ？

31 ：

複数の条件が重なったメールを両方にエイリアスとかで振り分けられる載って
Outlook2003だけなの？

32 ：

保守

33 ：

あげる？

34 ：

要件別。これに尽きる。
これでうまくゆかない人は仕分け方のセンスが悪いだけ。
要件別にフォルダを作るのが面倒という人もいるようだが、
フォルダ1個作って移動するのに30秒もかからんだろ。

35 ：

一件のメールが複数の要件にまたがる場合もありますよ

36 ：

いまだにフォルダ分類がいいって言ってる人いるんだｗ

37 ：

age

38 ：

フォルダに振り分けて移動するのは全く役に立たないことが分かった。
Entourageで、単純に受信日順に並べてる。
重要で済んでないメールにはフラグ付けて、済んだらフラグ消す。
朝、フラグ２件とか見ると、あっ、済んでないのがあると思い出す。
http://www.microsoft.com/japan/mac/products/entourage2004/features03.asp
プロジェクトに関係するメールは、プロジェクトセンターに登録してるくらいか。
http://www.microsoft.com/japan/mac/products/office2004/office2004feature_02.asp
検索が、WinのOutlookとは比較にならないくらい速い。
それで仕事はMac版Entouraeにすることにして、そのためにiBookを買った。
でも、最近のTIgerのスポットライト検索とスマートフォルダが魅力なんで、
もしかしたら、Entourageやめて標準のMailとiCalに移行するかも。
http://www.apple.com/jp/macosx/features/spotlight/
http://www.apple.com/jp/macosx/features/mail/

39 ：

ちなみに、Entourageにもスマートフォルダはあります。
要するに、Outlook2003を高速で使いやすく改良したのがEntourageって感じ。
ただ、標準Mailは、標準だけあってスポットライト検索との連携が半端じゃなさそう。
これまでのデータがEntourageなんで、移行は慎重に考えます。

40 ：

>>10
エイリアスで用途に合わせて1つのメールをあちこちに
仕分けするというやり方なのがMailist
でも作りこみが甘すぎるんだよなあ
概念を形にするのにも失敗してるし、使いやすく仕上げるのにも失敗してる
そして開発もサポートも既に終了

41 ：

>>35
そういう時はコピーして両方のフォルダに入れとく。
この方法だと、仕分けは手動だが検索の手間がゼロ。
まあ、人それぞれ抱えている仕事の性質が違うからな。
少なくとも、複数の案件を同時並行ですすめる仕事ならば、
現在のメーラーの仕分け機能では十分仕事を管理できないはず。
俺の場合は一日数十件しかメールが飛んでこないから、
手動仕分けで対応できているのかもしれんが。

42 ：

>>41
イイナァ。一日200件とか飛んでくるクソ職場。。。。
ほとんど読めない。読み終わったら次がくる。。。。。
仕事になんねぇ

43 ：

社外メールは仕分けやすいが社内がな・・・
特に事務連絡系のすぐには役に立たないが知っておかないと困る系が困るよ。
そういうのに限って大量に来るしな。

44 ：

aaa

45 ：

VISIO2003って無料でﾀﾞｳﾝﾛｰﾄﾞってできますか？

46 ：

社外
社内
部内
↑これだけ

47 ：

スマートメールボックスで検索も便利に
http://www.apple.com/jp/articles/backnumber/html/enewsj_0095html.html

48 ：

>>42
遅レスだけどそういう職種もある
子供には想像つかないかもしれないが・・・
>>46
お前さんはなんでこのスレにいるんだ？
その３っつで十分なら来なくていいだろ・・・

49 ：

メールの仕分けであれば、M2とかBeckyとかにある、メールクエリ的な機能が
やっぱ重宝だろうね。
ただ、どれだけ簡単に条件を登録できるかが大事かな。
いちいち細かい設定をしないといけないのでは面倒くさくて大変。本末転倒だ。
あとはアドレス帳を拡張できるといいなあ。
その点ではOutlookは非常に興味があるんだけど……

50 ：

>あとはアドレス帳を拡張できるといいなあ。
どういうこと？自分で項目を設定できるってこと？

51 ：

もっと検索が早ければな・・・仕分けなんて考えないのだが

52 ：

検索だけで十分って言ってる人は
本当に仕事でメール使ってるの？

53 ：

>>50
そう。最初から用意されている項目だけではなく、自分で自由に追加できるのがほしい。
といっても、確かにShurikenとかなら自分で追加項目を作れるけど、そういうレベルじゃなくて。
自分でアドレス帳の項目を自由に設定できて、
できればフォームのデザインも自分でいじれる。
で、外部アプリと連携できる、とか。
自分がほしいのは、顧客管理メインでそれぞれの顧客とのメールのやりとりとか
コンタクトの記録を管理できる、そういう感じのソフトウェアかな。
そうするとOutlookがもっともよさげなんだけどね。

54 ：

>>53
それはメールクライアントソフトでやるよりも、他のソフトで行ったほうが汎用性がありそう。

55 ：

>>53
メーラに求める機能じゃないね

56 ：

>>54 >>55
確かにそうなんだよね。
ただ、顧客管理のソフトウェアでいいのを見つけられないのと、
「メールの送受信」に関するメーラの機能の高さをそのまま使いたい、
というのもあるんだよね。
たとえば、アドレス帳に登録した人に関連するメール、
その人のメールアドレスがToとかccに入っている、という条件くらいでいいんだけど、
それだけをアドレス帳から見られるとか、自動的にクエリフォルダを作ってくれるとか、
そういう機能だけでもあるとありがたい。

57 ：

>>56
>「メールの送受信」に関するメーラの機能の高さ
顧客管理ソフトになくてメーラにあるって
例えばどんな機能？

58 ：

>>56のいうことはわかるよ。>>56のようなソフトはCRMやSFA用のソフトウェアで実現されているけれども、
これらのソフトウェアはたいていがメール部分は単純なウェブベーズドなメールソフトで、一般的なメール
クライアントの機能に比べると貧弱で、GUIが使いにくいってことだろ。

59 ：

顧客管理ソフトとメーラーを仕えってことでは？
わざわざ貧弱なソフト一本でやる意味が分からない

60 ：

>一般的なメールクライアント
OEとかOutlookとか？それともベッキーとか？
>機能に比べると貧弱で、GUIが使いにくいってことだろ。
貧弱な機能の例をあげてくれませんか？
>たとえば、アドレス帳に登録した人に関連するメール、
>その人のメールアドレスがToとかccに入っている、という条件くらいでいいんだけど、
>それだけをアドレス帳から見られるとか、自動的にクエリフォルダを作ってくれるとか、
これくらい出来ない顧客管理ソフトってどれ？

61 ：

ごめんな。不勉強なもので。
CRMとかSFAとかって、どちらかといえば大規模な企業が導入するような
システム、という捉え方だったので、そっちの方は詳しくないんだ。
>>57、>>60の前段
これは>>58にもあるとおりで、ただ単にメールが送信できればいい、というのだと
たぶん使っていてストレスがたまると思う。
特に自分の仕事はメールが中心だから、できる限り作業は短い手順でしたい。
そうすると、たとえばYahoo!メールのようなウェブベースのメーラは、どうしても
作業がワンテンポ遅くなってしまう。
基本的にはショートカットキーで操作できることが前提で、マウスでいちいち
クリックして進めていくような作業ではかったるく感じてしまう。
高機能、というのは語弊があったかな。
操作をできる限り流れ作業でできる操作性、と書いた方がよかったかも。
（ただ、この表現もちょっと違う感じがするが）

62 ：

続き。
>>59
顧客管理ソフトとメーラーとが連携しているのであれば問題ない。
ここで俺が問題にしたかったのは、顧客管理ソフトにおいてメールのやりとりも
満足して使える、そういうソフトか、メーラーにおいて登録した顧客ごとに
クエリフォルダが自動で作られるような、そういうのを想定していたから。
別々のソフトでもかまわないかもしれないが、登録作業が２度手間になることが嫌だ。
現在がそうだし、できればそういうところは省力化したいので。
>>60
できれば教えてほしいんだけど、いわゆる顧客管理系のソフトウェアって、
メーラーとしての機能はどれくらいのレベルにあるの？
自分が考えるメーラは、とりあえず現在使ってるShurikenとか。
それと、
>>たとえば、アドレス帳に登録した人に関連するメール、
>>その人のメールアドレスがToとかccに入っている、という条件くらいでいいんだけど、
>>それだけをアドレス帳から見られるとか、自動的にクエリフォルダを作ってくれるとか、
>これくらい出来ない顧客管理ソフトってどれ？
逆に、これくらいができる顧客管理ソフトを教えてください。マジで。
本当にこの部分で省力化できるのであれば買いたいから。
以前、ASP形式で使えそうなのを一つ見つけたんだけど、
一人の顧客で一つのメールアドレスしか管理できないと聞いて断念。
複数のメールアドレスを持たせられるようになっていないと、途中で
アドレスが変わったときにいちいち別管理になってしまうし。

63 ：

>別々のソフトでもかまわないかもしれないが、登録作業が２度手間になることが嫌だ。
顧客管理ソフトのみでアドレスを管理すればいいのでは？
メーラーでも登録する必要はないでしょ
クエリは弥生やOutlookのではいかんの？

64 ：

>>63
たしかにメールアドレスは顧客管理用のツール（自作）で管理してるんだけど、
メールの振り分けに関してはメーラで設定しなければならないから。
その点で２度手間になってるんだよね。
だったら、顧客管理ツールの方でメールアドレスの管理をしなければいいのかもしれないけど、
そっちはそっちで一斉配信に使ってたりするので。
弥生って、弥生顧客のことなのかな。
さっき調べてみたんだけど、メールに関しては一斉送信しか書いてなかったみたい。
これは自分で履歴に登録することになるのだろうか。
Outlookに関してはかなり興味ある。
もうちょっと調べてみようかな。
ただ、買ってみて実はちょっと違った……だと困るし、試用できればいいんだけどなあ……

65 ：

>>3に賛成してみるか。
メールの振り分けなんかしなくても、件名・本文・受信者・送信者・日付いろんなことで条件つけて検索。
フォルダに分けて整理、なんてのは時代遅れなのよ〜
Ｔｈｕｎｄｅｒｂｉｒｄで検索フォルダ機能つかえば楽々だね！

66 ：

>>52みたいな人は文句言うかもしれないけど、
Ｔｈｕｎｄｅｒｂｉｒｄの検索フォルダは英語ではsaved search folderっていって、
検索フォルダを削除しないかぎり、メーラを何回再起動しても残るんだよ！
これだと、フィルタでフォルダにメッセージを移動させなくても、
メールを仕分けしたのとほとんど変わらない感覚で使えるね！

67 ：

あ、保存するのは「検索条件」だから、受信するごとに最近のメールも検索結果に反映されるよ！
こうやって書くとうさんくさいよね！
宣伝っぽいよね！
だから試したくないってひともいるかもしれないけど、それは大いに残念なことだね！

68 ：

さて、あげておくか・・・スペースシャトル発射記念あげ

69 ：

検索だけで十分だっていう人は
ほんとに仕事してる人？

70 ：

>>69
Ｔｈｕｎｄｅｒｂｉｒｄの検索フォルダはメールの振り分けとほとんど同じ機能ですよ
顧客管理との連携はシラね

71 ：

メールの書式がちゃんと決まってる会社ならいいんだけど・・・
件名をしっかり書いたり、検索キーワードは省略せず書くとかね。
そうじゃないと検索漏れが出てくるとおもうんだよね・・・

72 ：

>>71
決まってないなら決めればいいじゃない
http://kb.mozillazine.org/Thunderbird_:_FAQs_:_Saved_Search

73 ：

お前の取引相手などメールの相手は全員守ってくれるのか？

74 ：

決まってないから決めるかどうかということと、
決まったことに従ってくれるかどうかというのは別問題だな。

75 ：

それは別じゃないな

76 ：

結局どうやって仕分けるのが最強なんだ？

77 ：

ML以外は振り分けしない。
たまったメールは、年度ごとのフォルダに入れる。
俺はそれだけしかしていない。
いちいち振り分ける方が面倒だと思うが。

78 ：

それだといちいち検索しないと探せないだろ・・・
キーワード忘れたらアウトだし実用的ではないな

79 ：

すなおに Lotus Notes 使えばいいじゃん。
ノーツだったら、フォルダもビューも自分で自由に作れる。
ビューってのは検索条件のフィルタのようなもの、クエリー。
世間で長年トップシェアを誇るだけあって、良く出来てると思うよ。

80 ：

　

81 ：

★これでも東横線の女性専用車両を容認するのか★
http://hobby7.2ch.net/test/read.cgi/rail/1131076308/

82 ：

あけおめage

83 ：

http://www.machu.jp/diary/20060105.html
フォルダに分けるとスレッド表示が切れちゃうし検索が面倒だから、
Beckyでタグづけ分類が出来ればなぁ。

84 ：

OEのフラグのつけ方がわからん
どうやって付けるんだ

85 ：

キーワード検索使ってるか?

86 ：

メールアドレス管理
送信、未送信の区別
一括送信
一括登録
上記のソフトがない

87 ：

このスレ、いいですね。
>>53の悩み、すごくわかる。というか同じかも・・・。
メイン業務だけで16のMLに入っていて、さらに同じML内でもいろんなプロジェクト
（顧客別の案件）が同時進行している状態なので案件管理が大変。
日々流れてくるメールの数はお察し。全てのメールを消化できている人いないじゃなかろうか。
とりあえず自分の名前が入っているメールのみ特定のフォルダに自動振り分けをして
コピーしておく。
過去の案件も1年後や2年後にﾌｯと出てきたりするから、過去メールも捨てられないし、
検索するのも一苦労。
もちろんプロジェクト内で顧客管理ソフトも使っているけど、共通のシステムだから
個人で持っている案件はそれで管理できず、結局自分のメーラで管理せざるを得ない。
どうしようもないのでML毎に振り分けるだけにしてます。
案件が未完了のメールはフラグを立てておいて、Subjectを元に検索・表示。
たまにSubjectが違うメールはごめんなさい。
ただ自宅/出張先と事務所からメールを読むためにIMAPサーバ立ててるので、
大量のメールを検索すると死ぬほどの遅さ。というかムリです。
>>40のMailistにちょっとときめいたけど、開発終了ですか。残念。

88 ：

>>87
そんなあなたに Lotus Notes （IBM）がおすすめ。
ビジネスでのシェアがトップだけあって、業務で使うのに便利にできてる。
検索も全文検索ですごく早いし、カスタマイズも自由自在。
（開発用ライセンスが別途必要だが、それなしでも一般ユーザでもかなりいじれる）
MS信者からはノーツは嫌われてるけど、それだけ目の上のタンコブってことでしょう。

89 ：

教えてください
ビジネスメールで初めて日本の会社へ挨拶をしたいのですが、最初の挨拶は普通に拝啓でしょうか？

90 ：

前略　おふくろ様

91 ：

添付書類をミスってしまいましたが、原因が分かりません。
レター４枚をスキャンして（Ｔｉｆｆ/Ｊpeg白黒）､メールに添付。
スキャンの際、慌てていて連続を指定しなかったかもしれず、送信済の
添付書類を開いてみると、４枚目が画面に。ミスったと思いつつ、
次の頁を繰ってみると、見た事もないネットのような画像が続いていた。
どういうことなのだろう？　想像つく人いますか？

92 ：

異常に過疎って居るのに、落ちないのは何故？

93 ：

受信した件名を書き換えられればと仮定してみる

94 ：

>>93
どういうことだよ
としばらく考えて自分の書き込みだと気付く。そういうことか。
件名を書き換えられれば便利だよなぁ

95 ：

以上のことすべて秀丸メールで解決。
使ってるやついないのか？

96 ：12/01/09

age